Betreuungsvereinbarung zur Promotion: Inhalt und Muster
Eine Betreuungsvereinbarung hält fest, wie Sie und Ihre Betreuung die Promotion gemeinsam organisieren: Thema, Zeitplan, Gespräche und Rückmeldungen. Sie macht Erwartungen nachvollziehbar und hilft, Probleme früh anzusprechen. Hier finden Sie die wichtigsten Inhalte, Formulierungsbeispiele und Hinweise zum passenden Hochschulformular.
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Kurz gesagt
- Inhalt: Thema, Beteiligte, Meilensteine, Rückmeldungen, Arbeitsmittel und der Umgang mit Schwierigkeiten gehören in die gemeinsame Planung.
- Muster: Verwenden Sie zuerst das Formular Ihrer Fakultät. Ergänzen Sie konkrete Absprachen, soweit die Vorlage dies erlaubt.
- Zeitplan: Vereinbaren Sie überprüfbare Arbeitsschritte. Ein geplantes Einreichungsdatum ist etwas anderes als das Ende der Stelle oder der Termin der Disputation.
- Finanzierung: Die Betreuungsvereinbarung ersetzt keinen Arbeitsvertrag und garantiert keine Anschlussfinanzierung.
- Fortführung: Besprechen Sie früh, wie die Betreuung bei Verzögerung, Hochschulwechsel oder auslaufender Beschäftigung weitergeht.
Was ist eine Betreuungsvereinbarung?
Eine Betreuungsvereinbarung ist eine schriftliche Absprache zwischen Promovierenden und ihren Betreuungspersonen über die Zusammenarbeit an der Dissertation. Sie beschreibt, was beide Seiten beitragen und wie sie Fortschritt und Schwierigkeiten besprechen.
Die Promotionsordnung legt die formalen Anforderungen fest. Die Vereinbarung konkretisiert die Zusammenarbeit an Ihrem Projekt. Eine Betreuungszusage und die Annahme als Doktorandin oder Doktorand sind dabei unterschiedliche Schritte; die Vereinbarung kann zu den Unterlagen für die Annahme gehören.
Das Dokument ist weit verbreitet: Im BuWiK 2025 geben 86 Prozent der befragten Promovierenden eine Betreuungsvereinbarung an. Die Zahl beschreibt die dort ausgewertete Befragung und sagt noch nichts darüber aus, wie verlässlich die Absprachen im Alltag umgesetzt werden. BuWiK 2025, Abbildung B42.
Wo finde ich ein Muster für die Betreuungsvereinbarung?
Das passende Muster erhalten Sie beim Promotionsbüro, Graduiertenzentrum oder auf der Website Ihrer Fakultät. Beginnen Sie mit dieser Vorlage, damit die örtlich geforderten Angaben und Unterschriften enthalten sind.
Zur Orientierung eignen sich außerdem die DFG-Empfehlungen zur Betreuungsvereinbarung. Ein konkretes Hochschulbeispiel bietet die Universität Jena mit einer Mustervereinbarung und Fakultätsvorlagen. Ein fremdes Hochschulmuster ersetzt allerdings nicht die Vorgaben Ihrer eigenen Fakultät.
Was die DFG-Empfehlungen nennen
Die Deutsche Forschungsgemeinschaft empfiehlt, in einer Betreuungsvereinbarung mindestens diese Punkte zu berücksichtigen:
- die Beteiligten: Promovierende, Betreuende und gegebenenfalls Mentorinnen, Mentoren oder weitere Personen
- das Thema der Dissertation, gegebenenfalls als Arbeitstitel
- einen inhaltlich strukturierten Zeit- und Arbeitsplan und seine Weiterentwicklung
- die Aufgaben der Promovierenden, etwa regelmäßige Berichte und die Vorlage inhaltlicher Teilergebnisse
- die Aufgaben der Betreuenden, etwa regelmäßige fachliche Beratung, Unterstützung der wissenschaftlichen Selbstständigkeit, Karriereförderung und Fortschrittskontrollen
- die Einbindung in eine Arbeitsgruppe, einen Forschungsverbund oder ein Graduiertenprogramm
- Arbeitsplatz und Ausstattung
- die Verpflichtung beider Seiten auf gute wissenschaftliche Praxis
- Regelungen für Konfliktfälle
- Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Familie und wissenschaftlicher Tätigkeit
Arbeits- und Stipendienverträge bleiben von der Vereinbarung unberührt. Die Verpflichtung zur Betreuung bis zum Abschluss gilt nach der DFG unabhängig von der Dauer der Finanzierung. Die jeweilige Promotionsordnung soll in jedem Fall Vorrang haben. DFG-Vordruck 1.90, Stand 08/22.
Was die Vorlage der Universität Jena enthält
In Jena ist die Betreuungsvereinbarung Voraussetzung für die Annahme als Doktorandin oder Doktorand an einer Fakultät. Mindestens gehören hinein: Name der promovierenden Person, Arbeitstitel oder Thema, die Betreuenden, die gegenseitige Zusage regelmäßiger Berichte über den Fortgang der Promotion und die geplante Art der Dissertation, publikationsbasiert oder als Monografie. Falls zutreffend kommen Kooperationen mit anderen Forschungseinrichtungen und die Teilnahme an einem strukturierten Promotionsprogramm hinzu.
Zusätzlich kann die Vereinbarung den Arbeits- und Zeitplan, weitere Rechte und Pflichten beider Seiten und die Arbeitsbedingungen regeln, etwa Arbeitsplatz, Laborzugang und weitere Ressourcen. Neben einer Muster-Betreuungsvereinbarung der Graduierten-Akademie, die sich an den DFG-Empfehlungen orientiert, stellen die meisten Fakultäten eigene Vorlagen bereit. Universität Jena: Betreuungsvereinbarung.
Was sollte in der Betreuungsvereinbarung stehen?
Sie sollte die wissenschaftliche Arbeit und die Zusammenarbeit so konkret beschreiben, dass beide Seiten wissen, was als Nächstes zu tun ist. Prüfen Sie insbesondere diese sechs Punkte:
| Bereich | Was Sie konkret festhalten sollten |
|---|---|
| Thema und Ziel | Forschungsfrage, Form der Dissertation und Kriterien für die Einreichung |
| Beteiligte | Hauptbetreuung, weitere Betreuungspersonen und Zuständigkeiten |
| Zeitplan | Nächste Ergebnisse, Besprechungstermine und geplante Einreichung |
| Rückmeldungen | Welche Texte wann vorliegen und bis wann Feedback erfolgt |
| Arbeitsbedingungen | Forschungszeit, Daten, Geräte, Arbeitsplatz und benötigte Mittel |
| Änderungen und Konflikte | Vorgehen bei Verzögerungen, Ansprechstellen und Fortführung bei Wechsel |
Bei einer kumulativen Dissertation kommen Absprachen zu Aufsätzen, Mitautoren und Einreichungszielen hinzu. Bei einer Industriepromotion sind außerdem Datenzugang und Veröffentlichung mit dem Unternehmen zu klären. Mehr zur kumulativen Dissertation und zur Industriepromotion.
Wer mit dem Journal kommuniziert, gehört ebenfalls in die Absprache; was der Corresponding Author übernimmt, steht im Artikel Corresponding Author.
Passende Stellen
1.358 Stellen für wissenschaftliche Mitarbeitende aktuell ausgeschrieben
Wie vereinbart man einen realistischen Zeitplan?
Planen Sie konkrete Ergebnisse und die dazugehörigen Rückmeldungen. „Im zweiten Jahr forschen“ hilft weniger als „Datenerhebung bis September abschließen und die ersten Auswertungen im Oktober besprechen“.
Ein brauchbarer Plan enthält wenige größere Meilensteine: Forschungsfrage und Methode festlegen, Material oder Daten erheben, Ergebnisse auswerten, Kapitel oder Aufsätze ausarbeiten und die Dissertation einreichen. Welche Schritte parallel laufen und welche voneinander abhängen, ergibt sich aus dem Projekt.
Legen Sie auch fest, wann Sie den Plan überprüfen. Bei schwieriger Datenlage oder verändertem Projektumfang sollte gemeinsam entschieden werden, was angepasst werden muss. Begutachtung, Disputation und Veröffentlichung benötigen eine eigene Planung nach der Einreichung. Mehr zur Dauer einer Promotion.
Wie hält man Gespräche und Feedback konkret fest?
Vereinbaren Sie Gesprächsabstände, den Umfang eingereichter Texte und realistische Rückmeldetermine. Die folgenden Formulierungen sind Beispiele für das gemeinsame Gespräch, keine allgemein vorgeschriebenen Fristen:
| Thema | Formulierungsbeispiel |
|---|---|
| Gespräche | „Wir besprechen den Arbeitsstand alle sechs bis acht Wochen. Die promovierende Person sendet vorab eine kurze Agenda.“ |
| Textfeedback | „Für einen vereinbarten Kapitelentwurf von bis zu 20 Seiten planen wir vier Wochen für eine Rückmeldung ein.“ |
| Verzögerung | „Wenn ein Termin nicht eingehalten werden kann, vereinbaren wir rechtzeitig einen Ersatztermin und klären die Folgen für den Zeitplan.“ |
Besprechen Sie auch die Art der Rückmeldung: Geht es um Forschungsfrage und Argumentation, um die Methode oder bereits um einen vollständigen Entwurf? Halten Sie wichtige Entscheidungen anschließend kurz fest. Das verhindert, dass dieselbe Grundsatzfrage bei jedem Kapitel neu beginnt.
Wie werden Forschungszeit und Finanzierung berücksichtigt?
Halten Sie fest, welche Zeit und welche Mittel für das Promotionsprojekt verfügbar sind und bis wann die Finanzierung gesichert ist. Aufgaben aus der Beschäftigung sollten dazu passen; Änderungen am Arbeitsvertrag werden gesondert mit den dafür zuständigen Personen vereinbart.
Unsere Stellenauswertung: Von 2.016 Promotionsanzeigen, die wissenschaftsstellen.de zwischen März und Oktober 2026 erfasst hat, hatten 1.399 eine bestimmbare Anfangslaufzeit; 987 davon, rund 71 Prozent, sind zunächst auf drei Jahre angelegt. Deshalb sollte früh besprochen werden, wie Betreuung und Finanzierung weitergehen, falls die Dissertation beim Vertragsende noch nicht abgeschlossen ist.
Die Zahlen messen die ausgeschriebene Anfangslaufzeit. Sie zeigen weder die gesamte Finanzierung noch eine spätere Finanzierungslücke. Fragen Sie konkret, wann über eine Verlängerung entschieden wird und welche Möglichkeiten für die Abschlussphase bestehen. Mehr zu Promotionsstipendien.
Ein Beschäftigungsumfang von 50, 65 oder 75 Prozent beschreibt die bezahlte Stelle, nicht den Anteil der Arbeitszeit für die Dissertation. Vereinbaren Sie deshalb Aufgaben und geschützte Forschungszeit ausdrücklich. Die DFG-Empfehlungen trennen zudem die Betreuung bis zum Abschluss von der Dauer der Finanzierung.
Was eine Promotionsstelle nach E 13 mit 65 Prozent einbringt, rechnet der Gehaltsrechner durch.
Was gilt bei externen Promotionen und bei einem Betreuungswechsel?
Bei einer externen Promotion sollten Kontaktwege, Arbeitsmittel und Zuständigkeiten besonders konkret vereinbart werden, weil die Betreuung nicht automatisch im Arbeitsalltag stattfindet. Klären Sie, wer vor Ort ansprechbar ist und wie Sie Zugang zu Daten, Laboren oder dem wissenschaftlichen Austausch erhalten.
Für einen Hochschulwechsel, Ruhestand oder längeren Ausfall der Betreuung braucht es eine abgestimmte Fortführung. Halten Sie fest, wer frühzeitig informiert wird und wer die formale Klärung mit der Fakultät übernimmt. Die persönliche Bereitschaft zur Weiterbetreuung und die erforderliche Berechtigung sind getrennt zu klären.
Bei Konflikten sollte eine neutrale Anlaufstelle benannt sein. Je nach Anliegen kommen Graduiertenzentrum, Promotionsbüro, Ombudsstelle oder Personalvertretung infrage. Wie Sie Betreuung auswählen und bei Problemen vorgehen, erläutert der Beitrag Doktorvater und Doktormutter.
Was sollte ich vor der Unterschrift prüfen?
Prüfen Sie, ob das Dokument Ihre tatsächliche Zusammenarbeit beschreibt und offene Fragen erkennbar lässt. Diese fünf Fragen helfen beim letzten Durchgang:
- Sind Thema, Zuständigkeiten und der nächste Meilenstein klar?
- Gibt es konkrete Absprachen zu Gesprächen und Rückmeldungen?
- Sind Forschungszeit, Arbeitsmittel und Finanzierung nachvollziehbar?
- Ist geregelt, wie Änderungen und Schwierigkeiten besprochen werden?
- Haben alle Beteiligten dieselbe Fassung und sind die erforderlichen Unterschriften vorgesehen?
Bleibt eine wichtige Frage offen, vereinbaren Sie dafür einen Termin und eine zuständige Person. Nehmen Sie das Dokument wieder zur Hand, wenn sich Thema, Finanzierung oder Betreuung ändern. Es soll die Zusammenarbeit begleiten.
Häufige Fragen zur Betreuungsvereinbarung
Ist eine Betreuungsvereinbarung Pflicht?
An manchen Hochschulen ist sie Voraussetzung für die Annahme zur Promotion; maßgeblich sind die dort geltenden Vorgaben. Die Universität Jena verlangt sie beispielsweise für die Annahme an einer Fakultät. Prüfen Sie Formular und Einreichungszeitpunkt in den Vorgaben Ihrer Fakultät.
Wer unterschreibt die Betreuungsvereinbarung?
Die promovierende Person und die vorgesehenen Betreuungspersonen unterschreiben nach den Vorgaben des Hochschulformulars. Ob weitere Beteiligte oder Stellen mitzeichnen müssen, klären Sie anhand dieser Vorlage.
Was ist der Unterschied zwischen Betreuungszusage und Betreuungsvereinbarung?
Die Zusage bestätigt die Bereitschaft zur Betreuung. Die Vereinbarung konkretisiert die Zusammenarbeit. Je nach Hochschulverfahren kann dasselbe Dokument beide Funktionen erfüllen. Die formale Annahme als Doktorandin oder Doktorand erfolgt durch die zuständige Hochschule.
Garantiert die Vereinbarung einen Abschluss in drei Jahren?
Nein. Ein Zeitplan beschreibt ein gemeinsames Ziel. Ob es erreichbar bleibt, hängt vom Projektfortschritt und den Arbeitsbedingungen ab. Deshalb gehören regelmäßige Überprüfungen und der Umgang mit Verzögerungen zur Planung.
Was tun, wenn vereinbarte Rückmeldungen ausbleiben?
Erinnern Sie an die konkrete Absprache und bitten Sie um einen neuen Termin. Bleibt das erfolglos, können Sie eine vertrauliche Beratung beim Graduiertenzentrum oder einer zuständigen Anlaufstelle nutzen. Dokumentieren Sie vorherige Absprachen und ausstehende Rückmeldungen sachlich.
Datengrundlage und Quellen
Eigene Stellendaten: 2.016 eindeutige Promotionsstellenanzeigen in Deutschland aus 214 Einrichtungen, erfasst vom 15. März bis 12. Oktober 2026; Anzeigentexte Stand 17. Oktober 2026. 1.399 enthalten eine bestimmbare anfängliche Laufzeit; davon nennen 987 drei Jahre. Grundlage ist die abschließend geprüfte Auswertung einschließlich bestimmbarer Datumspaare. Untersucht wurden Anzeigen, keine abgeschlossenen Arbeitsverträge. Auswertung zur Promotionsdauer und Finanzierung.
Verbreitung: BuWiK 2025, Tabelle B26, S. 150: Nacaps-Befragung der Kohorte 2022, 13.096 Befragte; Abbildung B42, S. 151: Werte 2023 nach Fächergruppen, 13.113 Befragte. 86 Prozent geben eine Betreuungsvereinbarung an. Keine Messung ihrer Umsetzung oder Wirkung.
- DFG: Empfehlungen für das Erstellen von Betreuungsvereinbarungen.
- Universität Jena: Inhalte und Mustervereinbarungen.
- BuWiK 2025.
- Wissenschaftsrat: Ausgestaltung der Promotion im deutschen Wissenschaftssystem, 2023.
Die Checklisten und Formulierungen sind redaktionelle Hilfen. Fakultätsformulare und Promotionsordnungen bestimmen das jeweilige Verfahren.