Betreuungsvereinbarung in der Promotion: warum Sie das Dokument ernst nehmen sollten

Die Betreuungsvereinbarung ist mehr als ein Formular für die Promotionsakte. Sie ist der schriftliche Rahmen für ein jahrelanges Betreuungsverhältnis: Thema, Ziele, Meilensteine, Gesprächsrhythmus, Feedback, Qualifizierung, Publikationen und Konfliktwege. Gerade am Anfang wirkt sie bürokratisch. Später ist sie oft das einzige Dokument, das Erwartungen nachvollziehbar macht.

Was eine Betreuungsvereinbarung leisten soll

Eine gute Betreuungsvereinbarung schafft Transparenz. Sie verhindert nicht jeden Konflikt, aber sie macht sichtbar, worüber Promovierende und Betreuende gesprochen haben. Das ist wichtig, weil Promotionsbetreuung ein asymmetrisches Verhältnis ist: Die Betreuungsperson bewertet, empfiehlt, vernetzt und entscheidet oft über Stellenverlängerungen mit.

Typische Inhalte

• Arbeitstitel und Kurzbeschreibung des Promotionsprojekts
• Promotionsordnung, Fakultät und angestrebter Abschluss
• Zeit- und Arbeitsplan mit Meilensteinen
• Rhythmus von Betreuungsgesprächen
• Feedbackfristen für Exposé, Kapitel, Artikel oder Datenauswertungen
• Qualifizierungsprogramm, Kolloquien, Methoden- oder Schreibkurse
• Publikationsstrategie und Umgang mit Ko-Autorenschaft
• Regeln zu Forschungsdaten, Vertraulichkeit und guter wissenschaftlicher Praxis
• Konfliktwege, Ombudspersonen und Wechselmöglichkeiten

Meilensteine: nicht zu grob, nicht zu eng

Ein Zeitplan sollte nicht so detailliert sein, dass er nach drei Monaten wertlos ist. Sinnvoll sind größere Etappen: Exposé, Literaturreview, Datenerhebung oder Quellenkorpus, erste Auswertung, Kapitelentwurf, Konferenzbeitrag, Artikel, Zwischenevaluation, Abgabeziel. Wichtig ist, dass der Plan regelmäßig aktualisiert werden darf.

Feedback verbindlich machen

Viele Betreuungskonflikte entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus unklaren Erwartungen. Was heißt „regelmäßiges Feedback“? Eine Woche, vier Wochen, drei Monate? In der Betreuungsvereinbarung sollte stehen, in welcher Form Feedback erfolgt und welche Textlängen realistisch sind. Für ganze Monographiekapitel braucht eine Betreuungsperson mehr Zeit als für eine zwei Seiten lange Gliederung.

Publikationen und Autorenschaft früh klären

Bei kumulativen Promotionen und projektgebundenen Stellen ist Autorenschaft besonders sensibel. Wer steht auf einem Paper? In welcher Reihenfolge? Welche Daten dürfen verwendet werden? Welche Rolle hat die Betreuungsperson? Der DFG-Kodex zur guten wissenschaftlichen Praxis ist hier der zentrale Referenzrahmen: Autorenschaft muss an einen echten wissenschaftlichen Beitrag gebunden sein.

Konflikte und Machtgefälle

Eine Betreuungsvereinbarung sollte nicht nur optimistische Ziele enthalten. Sie sollte auch nennen, an wen sich Promovierende wenden können, wenn Feedback ausbleibt, Konflikte eskalieren oder die Betreuungsperson die Hochschule verlässt. Ombudspersonen, Graduiertenakademien, Promotionsausschüsse, Gleichstellung und Personalrat sind je nach Fall mögliche Anlaufstellen.

Checkliste vor Unterschrift

1. Ist das Projekt klar genug beschrieben?
2. Gibt es einen realistischen Zeitplan?
3. Ist der Gesprächsrhythmus konkret?
4. Sind Feedbackfristen benannt?
5. Sind Publikationen, Daten und Autorenschaft angesprochen?
6. Gibt es eine zweite Ansprechperson?
7. Sind Konfliktwege genannt?

Formulierungen, die konkret genug sind

Schwach ist: „Regelmaessige Betreuungsgespraeche finden statt.“ Besser ist: „Betreuungsgespraeche finden im ersten Jahr alle sechs bis acht Wochen statt; die promovierende Person sendet spaetestens drei Werktage vorher eine Agenda und relevante Texte.“ Schwach ist: „Feedback erfolgt zeitnah.“ Besser ist: „Feedback auf Textentwuerfe bis 20 Seiten erfolgt in der Regel innerhalb von vier Wochen.“

Was nicht in die Vereinbarung gehoert

Die Vereinbarung sollte keine unrealistischen Garantien enthalten. Eine Betreuungsperson kann einen erfolgreichen Abschluss nicht versprechen. Auch Publikationen, Drittmittel oder Karrierewege lassen sich nicht garantieren. Sinnvoll sind Verfahrenszusagen: Gespraeche, Feedback, Hinweise auf Qualifizierung, transparente Autorenschaft und Konfliktwege.

Jaehrliche Aktualisierung

Promotionsprojekte veraendern sich. Deshalb ist eine jaehrliche Aktualisierung kein Scheitern, sondern gute Praxis. Im Jahresgespraech koennen Thema, Zeitplan, Datenlage, Publikationsstrategie, Finanzierung, Lehrbelastung und Gesundheit angesprochen werden. Die aktualisierte Fassung sollte kurz schriftlich festgehalten werden.

Besonders wichtig bei externen und kooperativen Promotionen

Bei externen, industriellen oder HAW-kooperativen Promotionen sollte die Vereinbarung zusaetzlich klaeren, welche Institution welche Rolle hat: Erstbetreuung, Zweitbetreuung, Datenrechte, Geheimhaltung, Publikation, Reisekosten, Teilnahme an Kolloquien und Zugang zu Infrastruktur.

Beispiel fuer eine gute Meilensteinlogik

Eine praxistaugliche Vereinbarung arbeitet mit groben, aber pruefbaren Meilensteinen. Im ersten Jahr: Expose finalisieren, Forschungsstand schreiben, Methode entscheiden, Datenzugang klaeren. Im zweiten Jahr: Erhebung oder Quellenarbeit abschliessen, erste Praesentation, Kapitel- oder Artikelentwurf. Im dritten Jahr: Hauptanalyse, Schreibphase, externe Rueckmeldung, Abgabeplanung. Bei Teilzeit, Medizin, Laborprojekten oder externen Promotionen muss diese Logik angepasst werden.

Rollen klaeren: Betreuung, Begutachtung, Dienstvorgesetzte

Nicht immer ist die Betreuungsperson zugleich Dienstvorgesetzte oder Projektleitung. Gerade bei Drittmittelstellen kann eine Person die Dissertation betreuen, eine andere das Projekt fuehren und eine weitere Personalverantwortung haben. Die Betreuungsvereinbarung sollte diese Rollen nicht vermischen. Wer entscheidet fachlich? Wer entscheidet ueber Arbeitsaufgaben? Wer schreibt das Gutachten? Wer ist Ansprechperson bei Konflikten?

Datenschutz, Daten und Publikation

In empirischen, medizinischen, technischen oder industrienahen Promotionen sollte frueh geregelt werden, wem Daten gehoeren, wo sie gespeichert werden, wer Zugriff hat und wann publiziert werden darf. Das schuetzt nicht nur die Promovierenden, sondern auch Betreuende und Projektpartner.

FAQ: Betreuungsvereinbarung

Ist die Betreuungsvereinbarung rechtlich einklagbar?

Sie ist in erster Linie ein hochschulinterner Qualitaets- und Kommunikationsrahmen. Ihre rechtliche Wirkung haengt von Promotionsordnung und Landesrecht ab. Praktisch ist sie wichtig, weil sie Erwartungen dokumentiert und bei Konflikten Orientierung gibt.

Was tun, wenn die Betreuungsperson keine Vereinbarung will?

Dann sollte man sachlich auf Promotionsordnung, Graduiertenakademie oder Promotionsbuero verweisen. Wenn eine Vereinbarung nicht verpflichtend ist, kann zumindest ein schriftliches Protokoll der zentralen Absprachen erstellt werden.

Quellen und Einordnung

• DFG: Gute wissenschaftliche Praxis: als Referenzrahmen für Forschungsintegrität, Daten, Publikationen und Betreuung
• DFG-Empfehlungen zu Betreuungsvereinbarungen (Beispiel HTWG Konstanz): zu Grundsätzen, Betreuungsvereinbarung und Qualitätssicherung
• OTH Regensburg: Betreuungsvereinbarung Promotion: als Praxisbeispiel für Rahmenbedingungen des individuellen Promotionsvorhabens
• Wissenschaftsrat: Ausgestaltung der Promotion im deutschen Wissenschaftssystem: zur Rolle der Promotion, Promotionswegen, Finanzierung und Qualitätsstandards

Häufige Fragen

Was ist eine Betreuungsvereinbarung?

Die Betreuungsvereinbarung ist der schriftliche Rahmen für ein jahrelanges Betreuungsverhältnis. Sie hält Thema, Ziele, Meilensteine, Gesprächsrhythmus, Feedback, Qualifizierung, Publikationen und Konfliktwege fest.

Warum ist eine Betreuungsvereinbarung wichtig?

Eine gute Betreuungsvereinbarung schafft Transparenz und macht sichtbar, worüber Promovierende und Betreuende gesprochen haben. Das ist wichtig, weil Promotionsbetreuung ein asymmetrisches Verhältnis ist, in dem die Betreuungsperson bewertet, empfiehlt, vernetzt und oft über Stellenverlängerungen mitentscheidet.

Welche Inhalte umfasst eine Betreuungsvereinbarung typischerweise?

Typische Inhalte sind Arbeitstitel und Kurzbeschreibung des Projekts, Promotionsordnung und angestrebter Abschluss, ein Zeit- und Arbeitsplan mit Meilensteinen, der Rhythmus von Betreuungsgesprächen, Feedbackfristen, das Qualifizierungsprogramm, die Publikationsstrategie, Regeln zu Forschungsdaten sowie Konfliktwege und Wechselmöglichkeiten.

Was gehört nicht in eine Betreuungsvereinbarung?

Die Vereinbarung sollte keine unrealistischen Garantien enthalten, denn ein erfolgreicher Abschluss, Publikationen, Drittmittel oder Karrierewege lassen sich nicht garantieren. Sinnvoll sind stattdessen Verfahrenszusagen zu Gesprächen, Feedback, Qualifizierung, transparenter Autorenschaft und Konfliktwegen.

Sollte die Betreuungsvereinbarung aktualisiert werden?

Eine jährliche Aktualisierung ist kein Scheitern, sondern gute Praxis, weil sich Promotionsprojekte verändern. Im Jahresgespräch können Thema, Zeitplan, Datenlage, Publikationsstrategie, Finanzierung, Lehrbelastung und Gesundheit angesprochen und die aktualisierte Fassung kurz schriftlich festgehalten werden.

Ist die Betreuungsvereinbarung rechtlich einklagbar?

Sie ist in erster Linie ein hochschulinterner Qualitäts- und Kommunikationsrahmen, dessen rechtliche Wirkung von Promotionsordnung und Landesrecht abhängt. Praktisch ist sie wichtig, weil sie Erwartungen dokumentiert und bei Konflikten Orientierung gibt.