Literaturverwaltung in der Promotion: Zotero, Citavi oder Mendeley?

Ein Literaturverwaltungsprogramm sammelt Quellen und erstellt daraus Belege im Text und ein Literaturverzeichnis. Zotero, Citavi und Mendeley können Ihnen dabei viel Handarbeit abnehmen. Für die Auswahl kommt es darauf an, welche Geräte und Schreibprogramme Sie verwenden, wie Sie Quellen erfassen und ob Sie Ihre Daten später mitnehmen können. Für einen kostenlosen Einstieg empfehlen wir Zotero; Citavi passt besonders unter Windows und mit Hochschulzugang, Mendeley bei einer bereits vorhandenen Mendeley-Bibliothek.

Von Prof. Dr. Adrian von DüringAktualisiert: 31. Oktober 2026

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Forscherin ordnet Literatur und Notizen an einem Bibliothekstisch.

Kurz gesagt

Programm auswählen: Zotero ist unsere erste Empfehlung für einen kostenlosen Einstieg mit unterschiedlichen Geräten und Schreibprogrammen. Citavi ist besonders interessant für die Arbeit mit Zitaten und einer Kapitelgliederung; Mendeley für einen bestehenden Arbeitsablauf mit seiner Bibliothek und Word.
Kosten: Zotero und Mendeley bieten eine kostenlose Grundnutzung. Für Citavi kommen eine eigene Lizenz oder ein Hochschulzugang infrage; eine kostenlose Testphase ist kein dauerhafter Zugang.
Geräte: Zotero hat eine App für iPad und iPhone. Citavi auf dem Mac bedeutet Citavi Web im Browser; die Windows-Version ist ein anderes Angebot. Mendeleys frühere Mobil-Apps wurden eingestellt.
Zitierstil wechseln: Alle drei können Belege und Literaturverzeichnis nachträglich umformatieren, solange die Belege im Dokument mit dem jeweiligen Programm verbunden sind.
ISBN und DOI einfügen: Zotero und Citavi können daraus Quellenangaben abrufen. Mendeley Reference Manager ergänzt Angaben über die DOI. Ein solcher Import liefert nicht automatisch das vollständige Buch oder jeden Artikel als PDF.
Außerhalb speichern: Alle drei bieten einen Export bibliografischer Daten. Ein fertiges Literaturverzeichnis, ein Datensatz zum Programmwechsel und ein PDF mit Markierungen sind unterschiedliche Ausgaben.
PDFs und Notizen: Alle drei unterstützen die Arbeit mit PDFs. Für Markierungen, die außerhalb des Programms sichtbar sein sollen, brauchen Sie den passenden PDF-Export.
Sicherung: Synchronisierung hält Geräte auf demselben Stand. Zusätzlich brauchen Sie eine Sicherung, aus der sich eine ältere Fassung wiederherstellen lässt.

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Inhalt

Zotero, Citavi und Mendeley: Funktionen im Vergleich Welche Programme sind kostenlos? Was läuft auf Windows, Mac, iPad und iPhone? Word, Google Docs, LibreOffice und Zitierstilwechsel Quellen mit ISBN oder DOI automatisch erfassen

Literaturverzeichnis und Quelldaten außerhalb speichern PDFs, Notizen und gemeinsame Bibliotheken Vom ersten Import bis zum fertigen Beleg Häufige Fragen Quellen

Zotero, Citavi und Mendeley: Welche Funktionen bieten sie?

Automatisch zitieren, den Stil wechseln und Quellen exportieren können alle drei. Unterschiede liegen unter anderem bei Schreibprogrammen, Geräten und der Organisation von Notizen. Bei Citavi beschreibt die folgende Tabelle die Windows-Version Citavi 7; die Web-Version wird in den jeweiligen Abschnitten gesondert erklärt. Bei Mendeley geht es um Reference Manager und Mendeley Cite.

Was möchten Sie tun?	Zotero	Citavi 7 für Windows	Mendeley Reference Manager
Belege und Literaturverzeichnis in Word erstellen	Ja, mit Zotero-Erweiterung	Ja, mit Citavi Word Add-In	Ja, mit Mendeley Cite
Zitierstil später wechseln	Ja, für das verknüpfte Dokument	Ja, für das verknüpfte Dokument	Ja, über Mendeley Cite
Ein Buch nur über seine ISBN aufnehmen	Ja	Ja	Bücher per RIS-Import aus dem Katalog
Einen Artikel über seine DOI aufnehmen	Ja	Ja	Ja
PDFs lesen und markieren	Ja	Ja	Ja
Quellen für ein anderes Programm exportieren	Ja, z. B. RIS oder BibTeX	Ja, z. B. RIS oder BibTeX	Ja, z. B. RIS oder BibTeX

Stand der Anbieterunterlagen: 31. Oktober 2026. Grundlagen: Zotero-Funktionen, Citavi-7-Funktionen, Mendeley-Import, Mendeley: PDFs markieren, Mendeley Cite.

Wann würden wir Zotero wählen?

Wenn Sie neu anfangen und Quellen auf mehreren Geräten sammeln oder mit Word, LibreOffice oder Google Docs schreiben möchten. Zotero verbindet diese Schreibprogramme mit einer kostenlosen Literaturverwaltung. Die iPad-/iPhone-App ist außerdem hilfreich, wenn Sie unterwegs lesen und markieren. Zotero: Schreibprogramme, iOS-App

Wann spricht mehr für Citavi?

Wenn Sie beim Lesen Zitate, Zusammenfassungen und eigene Gedanken bereits Kapiteln zuordnen möchten. In Citavi 7 können Sie dafür ein Kategoriensystem aufbauen und als Gliederung an Word übergeben. Das ist eine konkrete Hilfe beim Schreiben einer längeren Arbeit. Ein vorhandener Hochschulzugang und passende Bibliothekskurse erleichtern den Einstieg zusätzlich. Citavi: Wissensorganisation und Word

Wann passt Mendeley?

Wenn Ihre Literatur bereits in Mendeley liegt und Sie mit Word schreiben. Mendeley Cite greift auf die synchronisierte Cloudbibliothek zu; dafür muss die Desktop-Anwendung nicht geöffnet sein. Ein funktionierender bestehender Arbeitsablauf ist ein guter Grund, dabei zu bleiben. Mendeley Cite

Welche Literaturverwaltungsprogramme sind kostenlos?

Zotero und Mendeley bieten eine kostenlose Grundnutzung; Citavi wird über Lizenzen angeboten. Entscheidend ist außerdem, wie viel Speicher Sie für PDFs benötigen und welchen Zugang Ihre Hochschule bereitstellt.

Zotero: Das Programm ist kostenlos. Quellenangaben und Notizen lassen sich kostenlos und ohne Mengenbegrenzung synchronisieren. Für angehängte Dateien sind bei Zotero Storage 300 MB enthalten; mehr Speicher kostet zusätzlich. Diese Grenze betrifft den Cloudspeicher für Dateien, nicht Ihre lokal gespeicherte Literatursammlung. Zotero: Synchronisierung
Citavi: Es gibt individuelle Lizenzen, Hochschullizenzen und eine kostenlose Testmöglichkeit. Ein Hochschulzugang kann die Nutzung für Sie abdecken. Windows-Version und Citavi Web werden einzeln oder zusammen angeboten; deshalb ist die enthaltene Variante entscheidend. Citavi: Lizenzen und Testzugang
Mendeley: Der kostenlose Tarif umfasst 2 GB Speicher. Zusätzlicher Speicher und weitere Funktionen werden in kostenpflichtigen Tarifen angeboten. Mendeley: Tarife

Speicher- und Lizenzangaben: Stand 31. Oktober 2026. Informationen zum eigenen Hochschulzugang finden Sie meist auf der Website Ihrer Universitätsbibliothek.

Was läuft auf Windows, Mac, iPad und iPhone?

Zotero und Mendeley Reference Manager gibt es als Computerprogramme für Windows, macOS und Linux. Citavi 7 ist ein Windows-Programm; auf dem Mac ist Citavi Web die browserbasierte Alternative. Für iPad und iPhone müssen Sie zwischen Literaturverwaltung, PDF-Lektüre und Zitieren in Word unterscheiden.

Gerät	Zotero	Citavi	Mendeley
Windows-PC	Desktop-Programm	Citavi 7 oder Citavi Web	Reference Manager
Mac	Desktop-Programm	Citavi Web im Browser	Reference Manager
Linux-PC	Desktop-Programm	Kein Linux-Programm; Citavi 7 nur für Windows	Reference Manager
iPad	Eigene App: Quellen, PDFs, Notizen	Keine Tablet-Unterstützung in Citavi Web¹	Keine eigene Literatur-App; Word-Anbindung mit Mendeley Cite
iPhone	Eigene App: Quellen, PDFs, Notizen	Nicht empfohlen¹	Keine eigene App mehr (2021 eingestellt)

Stand der Anbieterunterlagen: 31. Oktober 2026. Systeme und Geräte: Zotero, Zotero für iOS, Citavi 7, Citavi Web mit Word auf dem Mac, Mendeley-Systeme einschließlich Word für iPad, Einstellung der Mendeley-Mobil-Apps.

¹ Lumivero führt die Unterstützung für iPad und Android-Tablets in seiner Übersicht vom 30. Juli 2026 unter den Funktionen, die Citavi Web derzeit fehlen. Für eine Arbeit ausschließlich auf iPad oder iPhone empfehlen wir Citavi deshalb nicht. Citavi: Einschränkungen der Web-Version

Für die Einrichtung am Mac: Citavi Web mit Word nutzen – Schritt für Schritt.

Auf dem iPad PDFs lesen und in Word automatisch zitieren sind zwei verschiedene Aufgaben. Mit Zotero können Sie PDFs markieren und Quellenangaben kopieren. Ein Word-Plugin für das iPad gibt es nach Auskunft des Zotero-Teams im Forum (30. September 2025) nicht; automatisch verknüpfte Belege setzen Sie am Computer. Mendeley Cite unterstützt dagegen Word auf dem iPad. Zotero-Team zur Word-Anbindung auf dem iPad, Mendeley: unterstützte Schreibprogramme

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Wie funktionieren Word, Google Docs und LibreOffice?

Für automatisch verknüpfte Belege in Word eignen sich alle drei. Für LibreOffice und Google Docs bietet Zotero eigene Integrationen. In Zotero und Citavi wächst das Literaturverzeichnis dabei automatisch mit, wenn Sie weitere Quellen zitieren; mit Mendeley Cite fügen Sie ein Literaturverzeichnis in das Dokument ein.

Bei Citavi 7 verwenden Sie das Word Add-In; für Citavi Web auf dem Mac den Citavi Assistant. Mendeleys aktueller Weg ist Mendeley Cite. Eine Anleitung zur älteren Anwendung „Mendeley Desktop“ kann andere Funktionen und Menüwege beschreiben. Zotero-Integrationen, Citavi 7 und Word, Citavi Web und Word, Mendeley Cite

Fertig formatierte Quellenangaben können Sie auch per Kopieren und Einfügen in andere Schreibprogramme übernehmen. So nutzen Sie Citavi zum Beispiel mit Google Docs. Solche eingefügten Texte aktualisieren sich jedoch nicht automatisch mit Ihrer Literaturverwaltung. Citavi: Google Docs

Kann ich den Zitierstil nachträglich wechseln?

Ja. Wenn Sie mit der jeweiligen Erweiterung zitieren, können Sie auch später einen anderen Stil für das Dokument wählen. Belege und Literaturverzeichnis werden entsprechend angepasst. Sie müssen also nicht jeden Nachweis von Hand neu formatieren.

Zotero: Im Zotero-Reiter von Word die Dokumenteinstellungen („Document Preferences“) öffnen und den gewünschten Stil auswählen. Zotero-Anleitung
Citavi: In Citavi 7 wählen Sie im Word Add-In einen anderen Zitationsstil; Belege und Literaturverzeichnis werden angepasst. Im Citavi Assistant für Citavi Web führt der Weg über „Options“ und „Citation style“. Citavi 7, Citavi Assistant
Mendeley Cite: Unter „Citation Settings“ den Stil wechseln und mit „Update Citation Style“ auf das Dokument anwenden. Mendeley-Anleitung

Die Voraussetzung sind weiterhin verknüpfte Belege. Ein als gewöhnlicher Text eingefügtes Literaturverzeichnis lässt sich dadurch nicht nachträglich steuern. Bewahren Sie deshalb Ihre bearbeitbare Originaldatei auf, wenn Sie für eine Einreichung eine Kopie ohne Verknüpfungen erstellen.

Auch ein Stilwechsel ersetzt keine Inhaltskontrolle: Ein fehlender Herausgeber oder eine falsche Auflage bleibt ein Datenfehler. Bei einem Wechsel zwischen Fußnoten und Kurzbelegen sollten Sie außerdem prüfen, ob die Sätze rund um die Belege noch passen. Grundlegende Unterschiede erklärt unser Beitrag zu Zitierregeln. Welche Angaben der gewählte Stil verlangt, zeigen unsere Anleitungen zu APA 7, Harvard und Fußnoten.

Die einzelnen Schritte einschließlich fehlender Stile und Word-Erweiterung finden Sie in der Anleitung zum Zotero-Zitierstilwechsel.

Was gilt für LaTeX und Overleaf?

Für LaTeX verwenden Sie exportierte Literaturdaten, häufig eine Datei mit der Endung „.bib“. Zotero, Citavi und Mendeley bieten BibTeX-Export; Zotero und Citavi exportieren außerdem im BibLaTeX-Format. Der Zitierstil wird im LaTeX-Projekt festgelegt. Eine exportierte Datei aktualisiert sich nicht von selbst, wenn Sie die Bibliothek ändern. Zotero: Exportformate, Citavi: BibTeX und BibLaTeX, Mendeley: Bibliothek exportieren

Reicht es, eine ISBN oder DOI einzufügen?

Oft ja: Zotero und Citavi können anhand einer ISBN oder DOI die Angaben einer Quelle abrufen. Mendeley Reference Manager bietet einen DOI-Abruf. Das erspart das Abtippen von Autor, Titel und weiteren Publikationsdaten, soweit diese in der abgefragten Datenbank verfügbar sind.

Zotero: „Eintrag per Identifier hinzufügen“ öffnen, ISBN oder DOI einfügen und bestätigen. Auch mehrere Kennungen lassen sich gemeinsam eingeben. Zotero: automatischer Import
Citavi 7: „ISBN, DOI, andere ID“ verwenden und gefundene Titel ins Projekt übernehmen. Citavi Web bietet ebenfalls einen Import über Kennungen; bei Büchern können Sie mehrere ISBNs eingeben. Citavi 7, Citavi Web
Mendeley Reference Manager: Einen Eintrag anlegen und die DOI in das DOI-Feld einfügen. Wird sie gefunden, ergänzt das Programm die Quellenangaben. Für Bücher können Sie den Datensatz im Bibliothekskatalog, etwa als RIS-Datei, exportieren und in Mendeley importieren. Mendeley: Quellen hinzufügen

Automatisch geladene Quellenangaben bedeuten nicht automatisch geladene Volltexte. Eine ISBN macht ein kostenpflichtiges Buch nicht frei zugänglich. Ob ein Artikel-PDF mitkommt, etwa über den Zotero Connector, hängt davon ab, ob Sie Zugang zum Volltext haben. Prüfen Sie nach dem Import besonders Dokumenttyp, Auflage, Autoren und Seiten- oder Artikelnummer. Zotero: Quellen und PDFs übernehmen, Citavi: importierte Buchdaten prüfen

Wenn Sie bereits auf einer Katalog- oder Verlagsseite sind, können Browser-Erweiterungen das Übernehmen erleichtern: Zotero Connector, Citavi Picker und Mendeley Web Importer. Bei Zotero auf iPhone und iPad lässt sich außerdem der Buchbarcode mit der Kamera erfassen. Zotero für iOS

Zum Nachmachen: ISBN und DOI in Zotero und Citavi, DOI in Mendeley einfügen.

Kann ich Zitate und Quellen außerhalb des Programms speichern?

Ja. Entscheidend ist, was Sie anschließend mit den Daten machen möchten. Ein lesbares Literaturverzeichnis ist etwas anderes als eine Datei, mit der Sie Ihre Quellen in ein anderes Programm übertragen.

Ein fertiges Literaturverzeichnis weitergeben

In Zotero wählen Sie Quellen aus und erstellen daraus eine Bibliografie. Sie können diese kopieren oder als RTF- beziehungsweise HTML-Datei speichern. Citavi 7 bietet unter anderem Word- und RTF-Ausgaben; in Citavi Web gibt es unter „Export“ die Funktion „Save bibliography“. Mit Mendeley Cite können Sie das Literaturverzeichnis im Word-Dokument erzeugen. Zotero: Bibliografien, Citavi 7: Ausgabeformate, Citavi Web: Bibliografie speichern, Mendeley Cite

Eine weitergegebene PDF-Fassung Ihrer Arbeit lässt sich unabhängig von der Literaturverwaltung lesen. Für spätere Änderungen behalten Sie zusätzlich die ursprüngliche Schreibdatei mit ihren aktiven Belegen. In Zotero hebt „Unlink Citations“ diese Verknüpfungen dauerhaft auf und gehört deshalb nur in eine separate Abschlusskopie. Zotero: verknüpfte Belege

Quellen in ein anderes Literaturprogramm übernehmen

Für den Austausch eignen sich beispielsweise RIS und BibTeX: Diese Dateien enthalten strukturierte Angaben wie Titel, Autor und Erscheinungsjahr. Alle drei Programme bieten entsprechende Exporte. Auch Citavi Web exportiert RIS und BibTeX. Zotero: Ausgabeformate, Citavi Web: Export, Mendeley: Export

Damit ist nicht automatisch alles übertragen: PDFs, eigene Notizen und die Verbindung zu bereits geschriebenen Word-Dokumenten können einen zusätzlichen Schritt brauchen. Mendeleys Bibliotheksexport enthält beispielsweise Quellenangaben, aber nicht die PDF-Dateien selbst. Testen Sie einen Wechsel zunächst mit einer kleinen Auswahl und behalten Sie die ursprüngliche Bibliothek.

Die Menüwege zeigt die Exportanleitung für Zotero, Citavi Web und Mendeley.

PDFs mit Markierungen mitnehmen

Verwenden Sie den Export einschließlich Anmerkungen. Bei Zotero und Citavi können Markierungen zunächst innerhalb des Programms gespeichert sein und im ursprünglichen PDF fehlen. Mendeley Reference Manager bietet ausdrücklich „Export PDF with Annotations“. Öffnen Sie die ausgegebene Datei anschließend in einem anderen PDF-Programm und kontrollieren Sie die Markierungen. Zotero: PDF-Anmerkungen, Citavi 7, Citavi Web, Mendeley: PDF-Export

Ist ein Export schon ein Backup?

Nein, nicht unbedingt. Ein Austauschformat kann Angaben und Verknüpfungen verlieren. Für Zotero empfiehlt sich eine Sicherung des vollständigen Datenverzeichnisses; bei einer manuellen Kopie schließen Sie das Programm vorher. Sollen sämtliche PDFs darin enthalten sein, müssen sie auch lokal vorliegen. Synchronisierung allein bewahrt nicht zuverlässig eine ältere Fassung, weil Änderungen weitergegeben werden. Die laufende Zotero-Datenbank gehört außerdem nicht direkt in einen allgemeinen Cloud-Synchronisationsordner. Zotero: Datensicherung, Synchronisierung

Wie organisiere ich PDFs und Notizen sinnvoll?

Ordnen Sie Ihre Literatur nach Projekten oder Kapiteln und halten Sie die eigenen Gedanken bei der jeweiligen Quelle fest. Zotero kann PDF-Markierungen in Notizen übernehmen und mit der Fundstelle verknüpfen. Citavi 7 kann Zitate und Gedanken Kategorien zuordnen. Mendeley unterstützt annotierte PDFs und deren Export. Zotero: Notizen aus Markierungen, Citavi: Wissensorganisation, Mendeley: annotierte PDFs

Was sollte in einer Notiz stehen?

Die Kernaussage, ihre Fundstelle und die Bedeutung für Ihre eigene Frage. Kennzeichnen Sie wörtliche Zitate, eigene Zusammenfassungen und eigene Ideen unterschiedlich. Ein praktisches eigenes Ordnungsschema ist: „Aussage – Seite – Verwendung im Kapitel“. Ergänzen Sie nur Kategorien, die Sie tatsächlich nutzen. So finden Sie später eine passende Textstelle wieder, statt eine große PDF-Sammlung erneut durchsuchen zu müssen.

Können mehrere Personen dieselbe Literatur verwalten?

Ja. Zotero bietet Gruppenbibliotheken; Citavi gemeinsame Projekte, beispielsweise in der Cloud. Mendeley unterstützt private Gruppen. Legen Sie gemeinsam fest, wer Quellenangaben korrigiert und welche Bibliothek beim Schreiben verwendet wird. Das verhindert, dass dieselbe Veröffentlichung in verschiedenen Fassungen gepflegt wird. Zotero-Gruppen, Citavi-Zusammenarbeit, Mendeley: private Gruppen bleiben verfügbar

Wie komme ich vom ersten Import zum fertigen Beleg?

Beginnen Sie mit einer Quelle, die Sie tatsächlich verwenden möchten, und führen Sie den Ablauf einmal vollständig durch. So sehen Sie früh, ob Literaturverwaltung und Schreibprogramm zusammenarbeiten.

Quelle erfassen: Übernehmen Sie einen Artikel per DOI oder ein Buch per ISBN beziehungsweise Katalogimport.
Angaben prüfen: Vergleichen Sie Titel, Autoren, Jahr und Dokumenttyp mit der Veröffentlichung.
PDF und Notiz zuordnen: Speichern Sie den zugänglichen Text und notieren Sie eine relevante Aussage mit ihrer Fundstelle.
Im Schreibprogramm zitieren: Fügen Sie den Beleg über die jeweilige Erweiterung ein und ergänzen Sie die benötigte Seitenzahl.
Literaturverzeichnis erzeugen: Lassen Sie es aus den verwendeten Quellen erstellen. Wechseln Sie probeweise den Stil und kontrollieren Sie das Ergebnis.
Ausgabe und Sicherung testen: Speichern Sie das Schreibdokument und exportieren Sie eine kleine Quellenauswahl. Öffnen Sie die ausgegebenen Dateien zur Kontrolle.

Was kontrolliere ich vor der Abgabe?

Fehlende Autoren, falsche Dokumenttypen, Auflagen und Fundstellen sowie die Ausgabe von Sammelbandbeiträgen und Internetquellen. Korrigieren Sie Fehler möglichst im Quelldatensatz und aktualisieren Sie anschließend das Schreibdokument. In Zotero kann eine Änderung nur im sichtbaren Literaturverzeichnis beim nächsten Aktualisieren überschrieben werden. Zotero: Aktualisieren und manuelle Änderungen

Häufige Fragen zur Literaturverwaltung

Brauche ich für eine kurze Hausarbeit schon ein Literaturprogramm?

Nicht zwingend. Wenn weitere Arbeiten folgen, lohnt sich der Einstieg aber bereits mit einer kleinen Sammlung. Sie lernen den Ablauf, bevor Sie in einer Abschlussarbeit oder Promotion viele Quellen verwalten müssen.

Kann ich Quellen ohne ISBN oder DOI aufnehmen?

Ja. Sie können Quellenangaben manuell ergänzen oder vorhandene Datensätze aus Katalogen und Datenbanken importieren. Eine DOI oder ISBN ist eine Erfassungshilfe, keine Voraussetzung dafür, eine Quelle zu verwalten oder zu zitieren.

Kann ich Literaturangaben aus einem KI-Werkzeug übernehmen?

Erst nach der Prüfung am Original. Eine formal passende Literaturangabe beweist weder, dass die Veröffentlichung existiert, noch dass sie die behauptete Aussage enthält. Die Recherche und Kontrolle behandelt unser Beitrag zur KI-Literaturrecherche.

Wo bekomme ich Unterstützung beim Einrichten?

Bei Ihrer Hochschulbibliothek. Dort finden Sie häufig Einführungskurse, Hinweise zu Campuslizenzen und Hilfe zu Zitierstilen. Die Universitätsbibliothek der FU Berlin zeigt beispielsweise, wie Programme und Schulungen gemeinsam angeboten werden.

Quellen

Die Angaben im Artikel beruhen auf diesen Quellen; die Links stehen jeweils auch an der belegten Stelle im Text.