Helmholtz-Gemeinschaft
Fremdsprachensekretär*in (d/m/w) als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung
Aufgaben
• Administrative Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung und des ACC, z.B. Beschaffungen über Beschaffungssoftware, Integration neuer Mitarbeiter*innen • Vorbereitung von Terminen, Besprechungen und Sitzungen mit Protokollführung • Terminkoordination und Koordination von Besprechungsräumen • Vorbereitung und Durchführung nationaler und internationaler Veranstaltungen (Workshops, Konferenzen) mit Betreuung von Teilnehmer*innen • Betreuung wissenschaftlicher Gäste und Kollaborationspartner in deutscher und englischer Sprache (Visa-Angelegenheiten, Zugangseinrichtung) • Planung und Buchung von Dienstreisen inklusive Visumbeantragung • Erstellung und Pflege von Web- und Intranetseiten des Geschäftsbereichs
Anforderungen
• Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbar) mit nachgewiesenen Englischkenntnissen auf B2-/C1-Niveau • Berufserfahrung in vergleichbarer Position • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift • Gute MS Office-Kenntnisse, SAP-Kenntnisse erwünscht • Gutes Zeitmanagement, hohe Eigeninitiative, sehr gute Teamfähigkeit • Verantwortungsbewusstsein, ziel- und lösungsorientierter Arbeitsstil • Organisationstalent, Bereitschaft zur Teilnahme an externen Veranstaltungen • Loyalität, Flexibilität, Belastbarkeit, sicheres und freundliches Auftreten
Redaktionelle Kurzfassung auf Basis der öffentlich zugänglichen Ausschreibung. Der vollständige Text steht bei der ausschreibenden Einrichtung. Zur Original-Ausschreibung →
Besonderheiten
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