Helmholtz-Gemeinschaft
Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d)
Aufgaben
• Kommunikation und Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit internen und externen Ansprechpartnern • Unterstützung bei Personalangelegenheiten, Einstellungsverfahren, Vertragsverlängerungen und Gastaufenthalten • Onboarding-Organisation für neue Mitarbeitende und Gastwissenschaftler • Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen inkl. Buchungen und Kostenabrechnung • Beratung und Unterstützung der Gruppenmitglieder beim Reisemanagement • Unterstützung bei administrativer Betreuung von Drittmittelprojekten und Förderanträgen • Erstellung von Budgetübersichten und Unterstützung bei Budgetplanung • Bearbeitung von Rechnungen und Koordination von Beschaffungsvorgängen
Anforderungen
• Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondent/in, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation • Erste Berufserfahrung in administrativer oder koordinierender Tätigkeit von Vorteil • Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift • Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise • Hohes Maß an Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein • Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Serviceorientierung • Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und digitalen Kollaborationstools • Interesse an modernen digitalen Arbeitsmethoden und KI-Anwendungen
Redaktionelle Kurzfassung auf Basis der öffentlich zugänglichen Ausschreibung. Der vollständige Text steht bei der ausschreibenden Einrichtung. Zur Original-Ausschreibung →
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