Projekt- und Abteilungsassistenz (w/m/d)

Projekt- und Abteilungsassistenz (w/m/d)

Stelleninformationen

Kennziffer: 4833

Arbeitsort: Ulm

Eintrittsdatum: 01.07.2026

Dauer der Beschäftigung: 30.06.2028

Karrierestufe: Berufserfahrene

Beschäftigungsgrad: Teilzeit, Vollzeit

Über das Institut

Am DLR Institut für Quantentechnologien in Ulm entwickeln wir Präzisionsinstrumente für Raumfahrtanwendungen auf Basis von Quantentechnologien und bringen diese gemeinsam mit der Industrie zur Prototypreife. Zusätzlich treiben wir den Transfer in Luftfahrt, Digitalisierung, Energie, Sicherheit und Verkehr voran. Wir sind interdisziplinär ausgerichtet: Theoretische Grundlagenforschung und experimentelle Tests treffen auf ingenieurtechnische Implementierung.

Das Institut hat mit seiner Ausrichtung ein hohes Ausbau- und Drittmittelpotential und wird perspektivisch eine Zahl von 130 Mitarbeitenden umfassen. Damit unsere wissenschaftlichen Mitarbeitenden ihren Fokus vollumfänglich der Arbeit an ihren Projekten widmen können, unterstützt die Abteilung ICA (Infrastruktur, Controlling und Administration) sie in jeglichen Belangen nicht-wissenschaftlicher Art.

Das Wachstum des Instituts, die steigende Anzahl an Projekten und das damit einhergehende Aufkommen administrativer Vorgänge erfordern eine zusätzliche Erweiterung unseres Assistententeams – daher benötigen wir Dich als Projekt- und Abteilungsassistenz. In einem internationalen Umfeld leistest Du einen wichtigen Beitrag zum Gelingen von Forschung und Entwicklung.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Instituts- und Abteilungsleitungen in allen verwaltungstechnischen Belangen.
• Du begleitest Projektaufgaben im Rahmen des Managementsystems.
• Du erstellst und führst relevante Dokumentationen in nationalen und internationalen Projekten, behältst Fristen im Blick und initiierst ggf. Korrekturprozesse.
• Du organisierst Dienstreisen ins In- und Ausland, prüfst die Reiseunterlagen und übernimmst die Abrechnung.
• Du bereitest Projekt- und Arbeitssitzungen vor, führst Protokoll und erstellst terminierte To-Do-Listen in deutscher und englischer Sprache.
• Du organisierst Konferenzen, Workshops und sonstige Präsentationen des Instituts unter Berücksichtigung personeller und finanzieller Ressourcen.

Das bringst du mit

• abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung (z.B. der Fachrichtung Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• langjährige Erfahrung in Verfahrensabläufen und Zuständigkeiten innerhalb großer Organisationen und in der Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Instituten und Einrichtungen in großen Forschungsorganisationen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute DV-Anwenderkenntnisse (Office-Produkte, SAP, etc.)
• mehrjährige Erfahrung im Führen von Korrespondenz und im (digitalen) Dokumentenmanagement
• idealerweise haben Sie bereits Kenntnisse der administrativen Prozesse des DLR

Vergütung

Die Vergütung erfolgt gemäß der jeweils geltenden Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (Bund). Je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe E 9A TVöD.

Das bieten wir dir

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen dir unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Kontakt

Wolfgang Franke
Tel.: +49 731 400198-226