Assistenz / Geschäftsstelle Dezernat Digitalisierung

Assistenz / Geschäftsstelle Dezernat Digitalisierung (w/m/d)

Beschäftigungsumfang: 100% = 40 Std./Wo.

Kennziffer: 710/

Anstellung: unbefristet, zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ihre Aufgaben

Die Stelle ist zentral für die ordnungsgemäße Abwicklung laufender Verwaltungs‑, Kommunikations‑ und Abrechnungsprozesse des Dezernats. Insbesondere die fristgebundene und kontinuierliche monatliche Rechnungsbearbeitung stellt eine wesentliche Kernaufgabe dar und muss dauerhaft sichergestellt sein.

Budget-Controlling (SAP-CO)

• Überwachung des genehmigten Budgets aller Kostenstellen, Aufträge und Projektbudgets
• Regelmäßiger Abgleich von SAP-CO-Daten mit Rechnungs- und Vertragsunterlagen
• Kommunikation von Budgetständen in die Fachbereiche
• Unterstützung bei der Budgetplanung

Rechnungsbearbeitung (wesentliche Kernaufgabe mit Fristbindung)

• Fristgebundene, monatlich wiederkehrende digitale Rechnungsbearbeitung in SAP-ESS
• Prüfung, Verteilung und Clearing von Rechnungen innerhalb festgelegter Abrechnungszeiträume
• Sicherstellung der kontinuierlichen Bearbeitung in jedem Abrechnungsmonat
• Enge Abstimmung mit Budget-Controlling, Fachbereichen und externen Dienstleistern

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben

• IT‑gestützte Terminplanung für das gesamte Dezernat
• Pflege der Anwesenheitsliste sowie Flex-Konten-Verwaltung
• Verwaltung des Postfachs der Geschäftsstelle

Zentrale Kommunikationsstelle

• Erstkontakt für externe Dienstleister, Gäste und neue Mitarbeitende
• Betreuung der zentralen Telefonnummer
• Mentoring neuer Mitarbeitender
• Kommunikation mit internen Servicebereichen
• Repräsentation und Unterstützung der Außenwirkung des Dezernats

Raummanagement / Shared Desk CityGate

• Raum- und Terminverwaltung
• Organisation von Catering inkl. Servieren, Abräumen und Reinigung
• Einkauf unter Einhaltung von Hygiene- und Organisationsvorgaben
• Abstimmung mit Reinigungs- und Serviceabteilungen

Postbearbeitung

• Verwaltung der Dezernatspostfächer
• Organisation des Posteingangs und -ausgangs

Support-/Wartungs-/Miet-/Leasing-Vertragsmanagement

• Überwachung von Fristen
• Vertragsablage und Digitalisierung
• Aufbau und Einführung digitaler Ablageprozesse

Beschaffung über SAP MM & WPS

• Beschaffung von Büromaterial
• Lagerverwaltung und Wareneingangsbuchungen
• Inventarisierung

Vertragsmanagement Mobilfunk

• Betreuung des Rahmenvertrags Mobilfunk des Landes Hessen
• Verwaltung von ca. 200 Mobilfunkverträgen
• Beschaffung, Garantieabwicklungen, Endgeräteauswahl
• Pflege des Business-Kontos
• Beratung interner Kunden und Abstimmung mit Sachgebieten

Organisatorischer Hinweis: Die Stelle erfordert eine regelmäßige und verlässliche Wahrnehmung der Aufgaben. Insbesondere die fristgebundene Rechnungsbearbeitung ist organisatorisch nicht beliebig verschiebbar und muss durchgehend personell abgesichert sein.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung oder alternativ Fachkenntnisse, erworben durch studiennahe Ausbildungen in Verbindung mit einer mindestens 2-jährigen Berufserfahrung im relevanten Einsatzbereich
• Kenntnisse in Buchhaltung
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Grundkenntnisse in SAP/R3 (CO, MM, WPS, ESS)
• Analytisches und konzeptionelles Denkvermögen
• Sehr gutes Zeit- und Organisationsmanagement
• Grundverständnis von Organisationsstrukturen
• Kenntnisse zu Datenschutz und Datensicherheit
• Selbstständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten
• Interkulturelle Sensibilität und soziale Kompetenz
• Deutsch- und Englischkenntnisse
• Netzwerkfähigkeit
• Verhandlungsgeschick (insb. im Mobilfunkbereich)
• Sicherer Umgang mit Ticketsystemen und Kollaborationsplattformen
• Kenntnisse der Beschaffungsrichtlinien

Wir bieten Ihnen

Work-Life-Balance & Familienfreundlichkeit

• Flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten, sofern Ihre Tätigkeit dies zulässt
• Familienfreundliche Angebote im Rahmen des Zertifikats „audit familiengerechte Hochschule"
• 30 Arbeitstage Urlaub im Jahr plus frei an Heiligabend und Silvester und am eigenen Geburtstag

Einstieg & Karriere

• Strukturiertes Onboarding in Ihrem Dezernat
• Umfangreiches Weiterbildungsangebot

Mobilität & Campusleben

• Kostenfreies Landesticket Hessen sowie gute Anbindung durch ÖPNV und Tiefgarage
• Fahrradfreundliche Infrastruktur mit Stellplätzen, Servicestationen und Leihrädern
• Lebendiger Campus mit vielfältigem Sport- und Veranstaltungsangebot

Entgeltgruppe: 9a TV-Hessen

Wir setzen uns aktiv ein für Chancengerechtigkeit, Vielfalt und Inklusion. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte und legen großen Wert auf die familiengerechte Gestaltung der Arbeitszeit. Personen mit einer Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellte, werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Unsere Hochschule tritt besonders für die Erhöhung des Beschäftigungsanteils von Frauen in Informatik, Ingenieurwissenschaften und anderen Bereichen ein, in denen Sie unterrepräsentiert sind und fordert daher nachdrücklich Frauen zur Bewerbung auf.

Bewerbung

Sofern Sie einen Hochschulabschluss im Ausland erworben haben, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung eine Zeugnisbewertung beizufügen.

Bewerbungsfrist: 10.07.2026

Bitte nutzen Sie für Ihre Bewerbung das Online-Portal.

Kontakt

Fachliche Fragen: Wolfgang Kubisch, +49 69 1533-2470

Fragen zum Bewerbungsprozess: Marius Wannemacher, +49 69 1533-3258