Sachbearbeiter*in - Berufungsbüro (m/w/d)
Sachbearbeiter*in - Berufungsbüro (m/w/d)
Einsatzgebiet: Medizinische Fakultät · Einsatzort: Heidelberg · Tätigkeitsbereich: Management / Administration · Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden) · Befristung: Befristet (2 Jahre) · Vertrag: TV UK · Veröffentlicht: 25.06.2026 · Job-ID: V000015803
Ihre Aufgaben
Eigenständige administrative Abwicklung von Berufungsverfahren mit administrativer Begleitung der Berufungskommissionen, inklusive Sitzungsvorbereitung und -nachbereitung sowie Mitarbeit an der Planung und Organisation von Veranstaltungen Eigenständige Erstellung aller verfahrensrelevanten Dokumente für die Gremien der Fakultät und der Universität; Teilnahme an den monatlichen Sitzungen des Fakultätsrats Eigenständige Koordination von Ausschreibungen für Professuren und Kommunikation mit Bewerber*innen in deutscher und englischer Sprache Abstimmung und Zusammenarbeit mit angrenzenden Fachabteilungen der Universität und des Universitätsklinikums Mitarbeit im Berichtswesen zum Thema Berufungen Eigenständige administrative Abwicklung von Berufungsverfahren mit administrativer Begleitung der Berufungskommissionen, inklusive Sitzungsvorbereitung und -nachbereitung sowie Mitarbeit an der Planung und Organisation von Veranstaltungen Eigenständige Erstellung aller verfahrensrelevanten Dokumente für die Gremien der Fakultät und der Universität; Teilnahme an den monatlichen Sitzungen des Fakultätsrats Eigenständige Koordination von Ausschreibungen für Professuren und Kommunikation mit Bewerber*innen in deutscher und englischer Sprache Abstimmung und Zusammenarbeit mit angrenzenden Fachabteilungen der Universität und des Universitätsklinikums Mitarbeit im Berichtswesen zum Thema Berufungen
Ihr Profil
Sie bringen Kenntnisse in Verwaltungsabläufen idealerweise in einer Hochschule oder außeruniversitären Forschungseinrichtung mit – nachgewiesen durch einschlägige Ausbildung oder Studium Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und selbstständig Sie pflegen einen freundlichen, situationsgerechten Kommunikationsstil und verfügen über eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch Sie sind Teamplayer, serviceorientiert und flexibel Sie sind versiert im Umgang mit den Programmen von MS Office (Word, Excel, PowerPoint) Sie bringen Offenheit für Digitalisierungsfragen mit, hilfreich sind Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken Sie bringen Kenntnisse in Verwaltungsabläufen idealerweise in einer Hochschule oder außeruniversitären Forschungseinrichtung mit – nachgewiesen durch einschlägige Ausbildung oder Studium Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und selbstständig Sie pflegen einen freundlichen, situationsgerechten Kommunikationsstil und verfügen über eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch Sie sind Teamplayer, serviceorientiert und flexibel Sie sind versiert im Umgang mit den Programmen von MS Office (Word, Excel, PowerPoint) Sie bringen Offenheit für Digitalisierungsfragen mit, hilfreich sind Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken
Wir bieten Ihnen
Zielorientierte individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (bspw. im Bereich Projektmanagement) Möglichkeit zum mobilen Arbeiten Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten Tarifvertragliche Vergütung nach TV UK E9, attraktive betriebliche Altersvorsorge 30 Tage Urlaub Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket) Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote Zielorientierte individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (bspw. im Bereich Projektmanagement) Möglichkeit zum mobilen Arbeiten Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten Tarifvertragliche Vergütung nach TV UK E9, attraktive betriebliche Altersvorsorge 30 Tage Urlaub Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket) Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote