Teamassistenz/Office Manager für das Institut für Romanistik (m/w/d)

Teamassistenz/Office Manager für das Institut für Romanistik (m/w/d)

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Terminorganisation und administrativer Unterstützung des Instituts
• Selbstständige Lehrveranstaltungs-, Prüfungs- und Raumverwaltung über die einschlägigen Plattformen
• Selbstständige administrative Verwaltung und Controlling von Drittmittelprojekten, insbesondere Überwachung der Projektbudgets und Mittelverwendung, Kontrolle von Fristen und Projektlaufzeiten sowie Erstellung und Aufbereitung projektbezogener Unterlagen unter Beachtung der geltenden Vorgaben
• Organisatorische Vorbereitung und Betreuung wissenschaftlicher Veranstaltungen und Gastvorträge, einschließlich Termin-, Raum- und Ablaufkoordination
• Pflege und Aktualisierung von Forschungsaktivitäten und -ergebnissen in der Forschungsdatenbank CRIS
• Eigenständige administrative Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen sowie Raumverwaltung über die hierfür vorgesehenen universitären Plattformen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Fremdsprachenkorrespondent/in, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung in einer universitären Verwaltung
• Erfahrung im Umgang mit universitären Verwaltungssystemen, z. B. Campus-Management-System (Campo), Lernplattform (StudOn) und Forschungsinformationssystem (CRIS) oder vergleichbaren Anwendungen, wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
• Kenntnisse in mindestens einer romanischen Sprache, insbesondere Französisch, Spanisch oder Italienisch, von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben und Fristen sicher zu koordinieren
• Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein serviceorientiertes und verbindliches Auftreten