Office Manager:in an einer akademischen Einheit (m/w/d)

Office Manager:in an einer akademischen Einheit (m/w/d)

Aufgabenbereich

• Mit dem „Center for Language, Meaning and Society (CLaMS)“ entsteht an der Universität Graz ein interdisziplinäres Zentrum, das als lebendiger Treffpunkt für Zusammenarbeit auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene konzipiert ist. Gemeinsam mit Ihnen möchten wir dieses Zentrum von Grund auf gestalten und weiterentwickeln – bringen Sie Ihre Ideen und Ihr Engagement ein und werden Sie Teil eines weltoffenen Teams, das die Forschung und den Austausch rund um Sprache, Bedeutung und Gesellschaft neu denkt.
• Eigenverantwortliche Planung und Sicherstellung aller inhaltlichen, organisatorischen und administrativen Agenden des Office Managements des Zentrums
• Abwicklung des Bestellwesens in SAP (Angebotseinholung, Bestellungen, Rechnungsabwicklung, Monitoring, u.a.)
• Administrative Abwicklung der Personalagenden inkl. Abwicklung von Reiseanträgen und Abrechnungen
• Terminkoordination, Ablage, Archivierung, Betreuung des zentralen Mailpostfaches des Zentrums und Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Veranstaltungsorganisation und umfassende Betreuung internationaler Gäste am Zentrum
• Administrative und organisatorische Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Einführung und Schulung (neuer) Mitarbeiter:innen
• Administrative Abwicklung aller Lehrangelegenheiten (UniGrazOnline)
• UniGrazOnline-Beauftragte und GFS-Admin (Rechte- und Funktionsvergabe)
• Aufbau und Betreuung der Homepage des Zentrums

Über die TU Graz

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Vorteile

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.

• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.

• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.

• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.

• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.