Mitarbeiter:in Instituts- und Projektadministration 60 - 80 %

Sie koordinieren die administrative und termingerechte Abwicklung von Forschungs- und Dienstleistungsprojekten von der Offerte bis zum Projektabschluss und stellen die Projektdokumentation sicher. • Sie betreuen zentrale Prozesse der Institutsadministration und übernehmen das Vertragsmanagement sowie die Pflege relevanter Systeme und Datenbanken (z.B. SAP, CRM). • Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsarbeiten wie Korrespondenz, Mailings, Telefon, Post und die Koordination Infrastruktur mit dem Hausdienst. • Sie unterstützen die Personaladministration von Mitarbeitenden, internationalen Austauschstudierenden und Praktikant:innen. • Sie sind Teil des zweiköpfigen Sekretariat-Teams des Instituts und unterstützen die Mitarbeitenden bei administrativen Aufgaben. • Sie unterstützen die Institutsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und tragen mit einer sorgfältigen Dokumentation und Ablage zu reibungslosen Arbeitsabläufen bei. • Sie halten den Webauftritt des Instituts aktuell und unterstützen die Kommunikation des Instituts durch die Erstellung und Veröffentlichung von Beiträgen auf unseren Social-Media-Kanälen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion mit. • Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig und behalten auch bei einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben den Überblick. Die Organisation und Koordination administrativer Prozesse bereitet Ihnen Freude. • Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und können sich auch in Englisch sicher verständigen. Im Kontakt mit Mitarbeitenden, Studierenden, Partnerorganisationen und Dienststellen treten Sie serviceorientiert und verbindlich auf. • Sie sind versiert im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen und arbeiten sich rasch in neue digitale Systeme und Prozesse ein. • Sie schätzen die Zusammenarbeit in einem wissenschaftlichen Umfeld und tragen mit Ihrer hilfsbereiten, verantwortungsbewussten und diskreten Arbeitsweise zu einem gut funktionierenden Institutsbetrieb bei. • Idealerweise verfügen Sie bereits über Erfahrung in der Projektadministration oder im Vertragsmanagement. • Erfahrungen mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen erleichtern Ihnen den Einstieg in die Stelle. • Wenn Sie das Hochschul- oder Forschungsumfeld bereits kennen, finden Sie sich in unseren Abläufen rasch zurecht. • Bei Abwesenheit Ihrer Kollegin übernehmen Sie ihre Stellvertretung. • Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen sowie in der Pflege von Webseiten oder Social-Media-Kanälen runden Ihr Profil ab.