Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 70 % Arbeitszeit

Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 70 % Arbeitszeit an der Technische Universität Berlin

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Administration der Arbeitsabläufe am Fachgebiet, inkl. Antrags- und Abrechnungsbearbeitung von Dienstreisen
• Eigenständige Durchführung der Fachgebietskorrespondenz
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (u.a. Ausschreibungs-, Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträge; Koordination des Onboardings)
• Bestellungen und Rechnungsbearbeitung
• Selbstständige Administration und Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten
• Selbstständige Bewirtschaftung von Haushalts- und Investitionsmitteln des Fachgebiets
• Unterstützung bei der Organisation von Konferenzen
• Unterstützung bei der Administration im Bereich Lehre (u.a. Noteneingabe)

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen (akademischer) Verwaltung, Finanzen und Personal
• Sichere Beherrschung von gängigen Office-Anwendungen sowie von Enterprise-Ressource-Planning-Systemen (z.B. SAP)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit erwünscht
• Kommunikations- und Organisationsgeschick wünschenswert
• Selbständigkeit und eigenverantwortliches Handeln erwünscht
• Freundliches Auftreten und gute Umgangsformen erwünscht
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
• Bereitschaft zur Einarbeitung in die TUB-internen Informationssysteme erwünscht
• Kenntnisse des Haushalts- und Reisekostenrechts oder Bereitschaft zur Einarbeitung in diese Materie von Vorteil
• Erfahrung im Management von Drittmittelprojekten wünschenswert
• Erfahrung mit digitalen Systemen zur Lehrorganisation (z. B. ISIS, MOSES, SAP oder QISPOS) von Vorteil
• Erfahrung im Umgang mit Content-Management-Systemen (z.B. Typo3) erwünscht