Projektassistenz / Sachbearbeitung Projekt PULSE (m/w/d)

Projektassistenz / Sachbearbeitung Projekt PULSE (m/w/d)

Über das Projekt

PULSE - Public Health & Epidemiology Upskilling and Leadership: Selection, Support & Employability ist ein DAAD-Projekt im Programm Academic Horizons - Attracting Global Minds. Es gewinnt und begleitet internationale Spitzentalente in Public Health, Epidemiologie und Promotion mit besonderem Fokus auf KI und Data Science - von Recruiting und Pre-Arrival über Onboarding bis zum Career Pathway in Deutschland.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen und koordinieren die individuelle Betreuung der PULSE-Talente entlang des Recruiting-, Onboarding- und Career Pathways - von Pre-Arrival-Terminen und Unterkunft über Anreise, Visa, Wohnungssuche und Einschreibung bis zur Organisation der Deutschkurse.
• Ausgabenprüfungen für Reisekosten-, Gasteinladungs-, Mentoring- und Veranstaltungsbudgets
• Sie verantworten Berichtswesen, Dokumentation, Nachweisführung und weitere projektbezogene Administration.
• Sie organisieren projektbezogene Veranstaltungen und operative Logistik, z. B. Welcome-Dinner, Boot-Camp, Refresher-Workshops, Datathons und Karriere-Netzwerk-Veranstaltungen inklusive Raum-, Catering- und Teilnehmendenkoordination.
• Sie pflegen Projektdaten und unterstützen die Nutzung der Projektmanagement-Software im laufenden Projektbetrieb.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-, kaufmännischen oder vergleichbaren Bereich oder über eine gleichwertige Qualifikation.
• Sie bringen Erfahrung in Projektassistenz, Administration, Finanz- oder Veranstaltungsorganisation mit; Erfahrung im Hochschul- oder internationalen Kontext ist von Vorteil.
• Sie arbeiten sicher mit Office-Anwendungen und sind bereit, sich in eine Projektmanagement-Software einzuarbeiten.
• Sie kommunizieren sehr gut auf Deutsch und Englisch und haben Freude an der Betreuung internationaler Studierender und Promovierender.
• Sie arbeiten serviceorientiert, strukturiert, zuverlässig und behalten auch bei parallel laufenden Prozessen den Überblick.

Unser Angebot

• Eine bis 31.12.2029 befristete Teilzeitstelle im Umfang von 25 % / 0,25 VZÄ, baldmöglichst zu besetzen
• Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe E9a, mit den üblichen Leistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. Jahressonderzahlung, betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen
• Ein vielseitiger Arbeitsplatz im International Board Coordination Office des Dekanats der Medizinischen Fakultät am Standort München Innenstadt und am IBE am Standort München Großhadern
• Flexible Arbeitszeiten und, soweit dienstlich möglich, mobiles Arbeiten nach Absprache
• Einblicke in ein internationales DAAD-Leuchtturmprojekt an der Schnittstelle von Gesundheitswissenschaften, KI/Data Science, Recruiting, Onboarding und Career Services sowie Zugang zu Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten der LMU
• Schwerbehinderte Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Qualifikation bevorzugt.

Bewerbung

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis zum 21.08.2026 über das Bewerbungsportal ein.

Für Rückfragen steht Ihnen Wencke Vonderhagen, Koordination Internationale Akademische Netzwerke, Dekanat der Medizinischen Fakultät, gerne zur Verfügung: international.board@med.uni-muenchen.de