Helmholtz-Gemeinschaft
Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)
Aufgaben
Organisation und Koordination administrativer Arbeitsprozesse zur Unterstützung der Wissenschaftlichen Vorständin • Terminkoordination, Korrespondenzbearbeitung und Aktenmanagement • Planung und Organisation von internen und externen Geschäftsterminen, Veranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen • Planung und Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen • Aktive Unterstützung bei der Vorbereitung von Gremien-Sitzungen und Governance-Aktivitäten • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollerstellung • Abwicklung mündlicher und schriftlicher Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch und Englisch
Anforderungen
Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in oder kaufmännische/verwaltungstechnische Ausbildung • Englischkenntnisse B2-Niveau, Deutschkenntnisse C1-Niveau • Souveräner Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe-Tools • Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationstalente • Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit • Diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen • Wünschenswert: mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz von Führungskräften auf Vorstandsebene, selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative
Redaktionelle Kurzfassung auf Basis der öffentlich zugänglichen Ausschreibung. Der vollständige Text steht bei der ausschreibenden Einrichtung. Zur Original-Ausschreibung →
Besonderheiten
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Schlagworte
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