Mitarbeiter*in Büromanagement im Rektorat

Mitarbeiter*in Büromanagement im Rektorat

Über die Stelle

In der Zentralen Verwaltung der Universität Münster ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Mitarbeiter*in Büromanagement im Rektorat zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Vollzeitstelle. Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L möglich.

Im Zuge der Reorganisation des Rektoratsbüros suchen wir eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit, die das Rektorat der Universität Münster im Bereich Büromanagement unterstützt. Mit Organisationstalent, Sorgfalt und einem hohen Maß an Verlässlichkeit tragen Sie dazu bei, die vielfältigen Abläufe im Rektoratsbüro professionell zu begleiten.

Ihre Aufgaben

Im Rektoratsbüro übernehmen Sie vielfältige Sekretariats- und Organisationstätigkeiten:

• Sie bereiten Termine und Gremiensitzungen des Rektorats vor und nach, organisieren diese und koordinieren die damit verbundenen Abläufe.
• Sie betreuen die Funktionsadressen des Rektorats in deutscher und englischer Sprache in MS Outlook und bearbeiten, sortieren sowie stimmen eingehende Post und den E-Mail-Verkehr ab.
• Sie übernehmen die Ablage, Registratur und Archivierung von Dokumenten, die Beschaffung über SAP sowie die Reiseplanung und Reisekostenabrechnung.
• Sie betreuen in- und ausländische Gäste des Rektorats.
• Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen des Rektorats.

Unsere Erwartungen

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Sekretariats-, Büro- oder Verwaltungsbereich bzw. über gleichwertige Qualifikationen.
• Sie haben gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich ist von Vorteil.
• Idealerweise haben Sie bereits im Hochschulkontext gearbeitet und kennen die Strukturen einer Universität.
• Sie zeichnen sich durch ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, eine selbstständige und engagierte Arbeitsweise sowie ein ausgezeichnetes Organisationsvermögen aus.
• Sie gehen sicher mit MS Office (Word, Excel, Outlook) um; SAP-Kenntnisse sind wünschenswert.
• Sie handeln absolut zuverlässig, loyal und diskret.

Ihr Gewinn

Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind. Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus. Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen. Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit. Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance. Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.

Bewerbung

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Bewerben Sie sich bis zum 12.07.2026 über das Online-Bewerbungsformular. Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.

Kontakt bei Fragen

Heide Hildebrandt
Dezernat 3.5 - Personalentwicklung
Tel.: 0251 – 83 21592
Ausschreibungskennziffer: 26940011