Sachbearbeiter*in Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungslogistik (m/w/d)

Sachbearbeiter*in Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungslogistik (m/w/d)

• Job-ID: J000000627
• Art der Anstellung: Vollzeit
• Einsatzort: Düsseldorf
• Startdatum: 01.07.2026
• Veröffentlicht: 30.06.2026
• Bewerben bis: 28.07.2026
• Entgeltgruppe: EGr. 6 TV-L
• Organisationseinheit: Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV)
• Tätigkeitsbereich: Administration / Verwaltung

Aufgabenschwerpunkte

Veranstaltungsmanagement

• Bearbeitung und Koordination von Veranstaltungsanfragen für Räume, Flächen und Außenbereiche der HHU einschließlich Abstimmung mit Veranstaltenden, internen Stellen und externen Dienstleistern
• Mitwirkung bei der Anwendung der Veranstaltungsrichtlinie der HHU sowie Dokumentation und Nachbereitung der Veranstaltungen

Veranstaltungslogistik und Betreuung

• Planung, Organisation und Durchführung logistischer Leistungen rund um Veranstaltungen einschließlich Bereitstellung, Rücknahme und Kontrolle von Mobiliar, Veranstaltungsinventar und Material
• Betreuung von Veranstaltungen vor Ort als Ansprechperson sowie Veranlassung erforderlicher Maßnahmen bei Störungen oder sicherheitsrelevanten Auffälligkeiten in Abstimmung mit den zuständigen Stellen
• Erfassung abrechnungsrelevanter Leistungen sowie Mitwirkung bei der Rechnungsbearbeitung

Orientierung und Beschilderung

• Pflege und Aktualisierung der Orientierungsbeschilderung innerhalb und außerhalb der Gebäude einschließlich Abstimmung von Änderungsbedarfen
• Organisation und Koordination von Beschilderungsmaßnahmen einschließlich Beauftragung ausführender Firmen sowie Mitwirkung bei der Angebots- und Rechnungsbearbeitung

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen, kaufmännischen, technischen, handwerklichen oder facility-managementbezogenen Beruf, z. B. im Bereich Verwaltung, Büromanagement, Veranstaltungsmanagement, Facility Management oder Handwerk
• praktische Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation, Veranstaltungslogistik, Veranstaltungsbetreuung, im Facility Management, Gebäudebetrieb, Campusmanagement, in der Dienstleisterkoordination oder in vergleichbaren Tätigkeiten
• Grundkenntnisse bzw. Bereitschaft zur Einarbeitung in einschlägige interne und gesetzliche Regelwerke, insbesondere Veranstaltungsrichtlinie, Hausordnung, Brandschutzordnung, Arbeitsschutz, Unfallverhütungsvorschriften, BetrSichV, ArbStättV, BauO NRW und SBauVO NRW
• sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Fachverfahren, insbesondere Raumbuchungssoftware und HHU-CAFM-System
• Organisationsgeschick, Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsfähigkeit sowie ein serviceorientiertes und verbindliches Auftreten
• Fahrerlaubnis der Klasse B

Unser Angebot

• eine unbefristete Einstellung in Vollzeit mit derzeit 39,83 Wochenstunden an der