Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung/ Sekretariat

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung/ Sekretariat

Ihre Aufgaben

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Organisatorische Unterstützung der Leiterin der Forschungsgruppe „Systems, Data, Simulation & Energy“ (SYDSEN), Prof. Dr. Sanja Lazarova-Molnar, sowie ihrer Mitarbeiter/innen (w/m/d)
• Administrative Unterstützung der Lehre, insbesondere Kommunikation mit Studierenden und Bearbeitung von Anmeldungen
• Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten, einschließlich Prüfung und Bearbeitung von Buchungen sowie Erstellung von Finanzübersichten zur Unterstützung der Projektleiter/innen (w/m/d)
• Unterstützung im Einkauf und Beschaffungswesen, insbesondere Einholen von Angeboten, Erstellung von Bestellanforderungen und Bearbeitung von Rechnungen
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Koordination und Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen
• Betreuung internationaler Gäste sowie Unterstützung neuer Mitarbeiter/innen (w/m/d) bei administrativen Angelegenheiten
• Pflege und Aktualisierung von Webseiten
• Bearbeitung und Koordination der ein- und ausgehenden Post, E-Mails und telefonischen Anfragen
• Übernahme weiterer typischer Aufgaben im Bereich der Teamassistenz

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann (w/m/d) für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann (w/m/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Eine einschlägige Berufserfahrung sowie Erfahrungen im Hochschul-, Wissenschafts- oder Forschungsumfeld sind von Vorteil
• Hohe Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorgfältig
• Sie bringen Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeiten mit
• Sie sind kontaktfreudig und überzeugen durch sicheres und freundliches Auftreten
• Sie sind diskret und verantwortungsbewusst im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sie haben Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sie haben sichere und fundierte PC- und MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel und PowerPoint)

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit : Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung : Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
• Familienfreundlichkeit : Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung : Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit : Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
• Individuelle Zusatzleistungen : Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort: Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)
Vertragsdauer: 2 Jahre
Eingruppierung: EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Kontakt und Bewerbung

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr. Sanja Lazarova-Molnar lazarova-molnar@kit.edu +49 721 608-44753 Dr. Daniel Sommer daniel.sommer@kit.edu +49 721 608-43710

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Raquel Carrasco Sanchez Personalservice (PSE) raquel.carrasco@kit.edu +49 721 608-42016

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 15.09.2026
Ausschreibungsnummer: 1213/2026