Mitarbeiter∗in (w/m/d) für die technische Umsetzung und den Roll-Out einer Software zur Promovierendenverwaltung
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In der Graduiertenakademie und dem Digital Office der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit (19,75 Wochenstunden) befristet für die Dauer des Projekts (2 Jahre) zu besetzen:
Mitarbeiter∗in (w/m/d) für die technische Umsetzung und den Roll-Out einer Software zur Promovierendenverwaltung
Die Universität Heidelberg führt im Rahmen eines universitätsweiten Digitalisierungsprojekts ein neues System zur Verwaltung des Promotionsprozesses ein. Für die technische Begleitung der Ausschreibung, Einführung und des Roll-Outs der neuen Software suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die technische Expertise mit Organisationsgeschick und einer ausgeprägten Serviceorientierung verbindet und idealerweise bereits mit dem Promotionsprozess vertraut ist.
Die Position ist bei der Graduiertenakademie der Universität Heidelberg angesiedelt und der oder die Stelleninhaber∗in wird gleichzeitig eng mit dem Digital Office der Universität Heidelberg zusammenarbeiten.
Ihre Aufgaben:
- Mitarbeit bei der technischen Konzeption und Ausschreibung der neuen Software zur Promovierendenverwaltung
- Analyse, Dokumentation und Abstimmung technischer Anforderungen sowie notwendiger Schnittstellen zu bestehenden universitären Systemen
- Erstellung technischer Dokumentationen und Unterstützung des Requirements Engineering
- Entwicklung und Durchführung von Testkonzepten sowie Qualitätssicherung der Software während der Einführungsphase
- Technischer First- und Second-Level-Support für Mitarbeitende, Promovierende, Betreuende sowie weitere Nutzer∗innengruppen
- Erstellung von Anleitungen, FAQs und weiteren Informationsmaterialien
- Koordination und Nachverfolgung technischer Anfragen gegenüber dem externen Softwareanbieter
- Unterstützung der Projektkoordination bei Dokumentation, Terminorganisation und Projektkommunikation
- Mitarbeit bei der Konzeption und Durchführung von Informationsveranstaltungen, Schulungen und Maßnahmen des Change Managements
- Pflege projektbezogener Webseiten und digitaler Informationsangebote
Ihr Profil:
Sie verfügen über ein abgeschlossenes Hochschulstudium mit IT-Bezug (mindestens Bachelorniveau) oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrungen in der Einführung oder Betreuung komplexer Softwarelösungen sowie im Projekt- oder Qualitätsmanagement mit und sind mit dem Prozess des Promovierens vertraut.
Darüber hinaus wünschen wir uns:
- Fundierte Kenntnisse im Bereich Datenmanagement, Datenbanken und digitaler Workflows
- Erfahrung im Requirements Engineering sowie im Testen von Softwareanwendungen
- Verständnis für Schnittstellenmanagement und digitale Verwaltungsprozesse
- Kenntnisse universitärer Verwaltungsstrukturen sind von Vorteil
- Eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Einen sicheren Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in neue technische Systeme einzuarbeiten
Wir bieten:
- Die Möglichkeit, an der digitalen Transformation einer international renommierten Universität mitzuwirken
- Ein anspruchsvolles und vielfältiges Aufgabenfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung und Technologie
- Flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Bedingungen
- Möglichkeiten zur Weiterbildung, bezuschusstes Deutschlandticket bzw. Job-Rad
Wir freuen uns auf eine engagierte Persönlichkeit, die die Digitalisierung der Promotionsverwaltung aktiv mitgestalten möchte und Freude daran hat, technische Lösungen gemeinsam mit unterschiedlichen Nutzergruppen erfolgreich in die Praxis zu überführen.
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 11 TV-L.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) zusammengefasst in einer PDF-Datei bis zum 16.09.2026 an Frau Dr. Helke Hillebrand, Direktorin der Graduiertenakademie, senden: helke.hillebrand@uni-heidelberg.de.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.