Administrative Leitung (m/w/d) Friede Springer Cardiovascular Prevention Center

Administrative Leitung (m/w/d) Friede Springer Cardiovascular Prevention Center an der Charité – Universitätsmedizin Berlin

Das FS-CPC sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Administrative Leitung. In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen, organisatorischen und finanziellen Steuerung des FS-CPC und unterstützen das Direktorium bei der Umsetzung seiner strategischen und operativen Vorhaben. Der Schwerpunkt der Stelle liegt auf der Steuerung administrativer und finanzieller Prozesse, der Wirtschafts- und Budgetplanung, der Weiterentwicklung von Organisationsstrukturen sowie der Koordination zentraler Schnittstellen innerhalb und außerhalb der Charité. Sie arbeiten eng mit dem Wissenschaftlichen Direktor, dem wissenschaftlichen Koordinator und den Leitungen der FS-CPC-Zentren und Forschungsbereiche sowie mit den zuständigen Fachabteilungen und Servicebereichen der Charité zusammen. Als Mitglied des FS-CPC-Direktoriums wirken Sie an grundlegenden und strategischen Entscheidungen mit und vertreten die administrativen, organisatorischen und finanziellen Belange des FS-CPC gegenüber internen und externen Partnern und Gremien. Zudem übernehmen Sie die fachliche und organisatorische Leitung der Ihnen zugeordneten Mitarbeitenden. Es erwartet Sie ein interdisziplinäres und dynamisches Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von universitärer Forschung, Medizin und Verwaltung sowie die Möglichkeit, die weitere Entwicklung eines innovativen Forschungszentrums aktiv mitzugestalten.

Zu Ihren Aufgaben zählen

• Sie übernehmen die Leitung des administrativen Bereichs des FS-CPC und steuern die Ihnen zugeordneten Mitarbeitenden sowie die administrativen Arbeitsabläufe.
• Sie koordinieren die administrativen, organisatorischen und finanziellen Prozesse des FS-CPC und stellen deren regelkonforme Umsetzung gemäß Zuwendungsvertrag, CPC-Förderrichtlinien und den geltenden Regelungen der Charité sicher.
• Sie wirken an der strategischen und operativen Steuerung des FS-CPC mit und unterstützen das Direktorium bei der Umsetzung strategischer Vorhaben, der Wirtschafts- und Budgetplanung sowie der Ressourcensteuerung.
• Sie verantworten die Erstellung, Fortschreibung und Überwachung der Wirtschafts- und Budgetplanung und steuern gemeinsam mit der zentralen Drittmittelverwaltung den bedarfsgerechten Einsatz der verfügbaren Ressourcen.
• Sie bereiten Budgetentscheidungen und Maßnahmen bei finanziellen Abweichungen vor und koordinieren erforderliche Abstimmungen und Gegensteuerungsmaßnahmen.
• Sie entwickeln gemeinsam mit dem Wissenschaftlichen Direktor die Organisationsstruktur und den Stellenplan weiter und gestalten effiziente und tragfähige administrative Prozesse und Strukturen.
• Sie koordinieren das Berichtswesen und die Mittelverwendungsnachweise und stellen die vollständige und regelkonforme Aufbereitung der erforderlichen Unterlagen sicher.
• Sie übernehmen eine zentrale Schnittstellen- und Gremienfunktion gegenüber den zuständigen Bereichen der Charité, der Zuwendungsgeberin und den Gremien des FS-CPC und koordinieren relevante Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse.
• Sie identifizieren organisatorische, finanzielle und strategische Handlungsbedarfe, entwickeln Entscheidungsgrundlagen und koordinieren erforderliche Maßnahmen.
• Sie wirken an der Entwicklung von Konzepten zur Verstetigung des FS-CPC mit und unterstützen die Einwerbung weiterer finanzieller und institutioneller Unterstützung zur nachhaltigen Sicherung und Weiterentwicklung des Zentrums.

Ihr Kompetenzprofil

• Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium, z. B. in Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften, Public Management, Gesundheitsmanagement, Wissenschaftsmanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung. Bewerbungen mit anderem fachlichem Hintergrund und einschlägiger Berufserfahrung sind willkommen.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Wissenschafts-, Forschungs-, Drittmittel- oder Hochschulmanagement, idealerweise im universitären oder medizinischen Umfeld.
• Fundierte Kenntnisse in der administrativen und finanziellen Steuerung komplexer Forschungs- oder Drittmittelstrukturen sowie im Zuwendungs- und Haushaltsrecht.
• Erfahrung in Budget- und Wirtschaftsplanung, Ressourcensteuerung sowie Organisations- und Prozessentwicklung.
• Erfahrung in der fachlichen und organisatorischen Führung von Mitarbeitenden sowie ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit.
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte eigenständig zu analysieren, unterschiedliche Anforderungen zusammenzuführen und tragfähige Entscheidungs- und Umsetzungskonzepte zu entwickeln.
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, Verantwortungsbewusstsein, Entscheidungsfähigkeit sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sicheres und verbindliches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpartnern, Leitungsebenen und Gremien sowie gute Verhandlungs- und Kommunikationsfähigkeit.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Interesse an innovativer Medizin und biomedizinischer Forschung.